Nieuwsbrief CERTAFIN 03/2018

Beste lezer

Binnenlandse dienstreizen

Forfaitaire vergoedingen aangepast vanaf 01/09/2017

Het KB van 13/07/2017 wijzigde met ingang vanaf 1/9/2017 de toelagen en vergoedingen waarop federale ambtenaren recht hebben. In haar Circulaire van 22/1/2018 bevestigt de Administratie dat dit KB ook gevolgen heeft voor de privésector. Hierna volgt een overzicht van de nieuwe bedragen en voorwaarden vanaf 1/9/2017 voor forfaitaire dagvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen.

Dienstreizen in België tot 31/8/2017

De Administratie aanvaardt al lange tijd dat forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in België worden toegekend. Deze forfaitaire vergoedingen zijn belastingvrij voor de werknemer/bedrijfsleider in de mate dat ze niet meer bedragen dan de forfaitaire vergoedingen die de Overheid toekent aan haar personeel voor dienstreizen in België. Voor de vennootschap zijn ze in dat geval volledig aftrekbaar.

De vergoedingen dekken de kosten van maaltijden en dranken.

Vóór 1/9/2017 werd een onderscheid gemaakt tussen de dagvergoedingen naargelang de duurtijd van de dienstreis en “gratis logies” of “logies”.

*Inclusief een reis van minimum 5u over de middag (inl. 13e en 14e uur van de dag)
**Exclusief een reis van minimum 5u over de middag

Dienstreizen in België vanaf 1/9/2017

Vanaf 1/9/2017 gelden de hiernavolgende bedragen en regels:

De dagelijkse forfaitaire vergoeding

De hierboven vermelde forfaitaire dagvergoedingen kunnen belastingvrij worden toegekend als kost eigen aan de werkgever/vennootschap:

         •    met in achtneming van het werkelijk aantal verplaatsingen

         •    wanneer de verplaatsing minimum 6 uur duurt (vroeger was dat 5 uur)

         •    als de werkgever of een derde de maaltijd niet ten laste neemt

         •    als de maaltijd tijdens de verplaatsing niet door een ander voordeel wordt                     gedekt 

De dagelijkse forfaitaire vergoeding kan niet worden toegekend als de werknemer of bedrijfsleider een terugbetaling van maaltijdkosten krijgt op basis van bewijsstukken.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding

Wanneer de werknemer of bedrijfsleider een reizende functie uitoefent, kan een maandelijkse vergoeding worden toegekend die gelijk is aan het aantal verplaatsingen x de forfaitaire dagvergoeding. De maandelijkse forfaitaire dagvergoeding mag maximaal € 267,68 (= 16 x € 16,73) bedragen.

De aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten

Er kan een aanvullende forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten worden toegekend indien voldaan is aan volgende voorwaarden:

         •    de huisvestingskosten mogen niet ten laste genomen worden door de werkgever of een derde

         •    er mag geen ander voordeel van dezelfde aard worden toegekend

         •    de werknemer of bedrijfsleider mag ter plaatse niet over gratis huisvesting beschikken

De aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten (huisvesting) kan niet worden toegekend als de werknemer of bedrijfsleider een terugbetaling van overnachtingskosten krijgt op basis van bewijsstukken.

Combinatie met maaltijdcheques

De forfaitaire vergoedingen kunnen niet gecombineerd worden met de toekenning van maaltijdcheques! Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

Sancties

Als de toegekende vergoedingen de voormelde maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen.

Wanneer de dienstverplaatsing minder dan 6 uur duurt, vormt de vergoeding in principe ook een belastbare bezoldiging.

De toekenning van een hogere niet-belastbare vergoeding is wel mogelijk onder de voorwaarde dat de werkgever of vennootschap bewijst dat: 
         •    de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn
         •    dat die vergoeding daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed

Hetzelfde geldt voor dienstverplaatsingen van minder dan 6 uur.

Indien u meer info wenst te hebben, of vragen heeft over dit onderwerp,
kan u steeds contact opnemen met ons kantoor.

Met vriendelijke groeten

Het Certafin-team

Deze communicatie bevat enkel algemene informatie. Certafin BV o.v.v.e. BVBA levert middels deze communicatie geen professioneel advies of diensten af. Vooraleer een beslissing te nemen of een handeling te stellen die een invloed heeft op uw financiële toestand of uw activiteiten, dient u een gekwalificeerd adviseur te raadplegen. Certafin BV o.v.v.e. BVBA zal niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor enig verlies geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt.